Generar y transferir copia de una correspondencia

 

Este procedimiento se sigue cuando Ud. desea enviar una copia de una correspondencia que ya fue tramitada.

Momento 1: Tramitar

Ejemplo: El / la Titular contesta  a una correspondencia enviada por Transparencia Internacional (donde se le solicitaba la presentación de las Metas de Gobierno), indicando que su solicitud será atendida.  En el mismo acto, envía una copia al Jefe de Ceremonial dando  la instrucción de que se organice el evento. (Copia 1: para el solicitante y Copia 2: para el Jefe de Ceremonial. Ambas son generadas en el momento de la tramitación.)

Momento 2: Generar y transferir copia

Pero si además   quiere solicitarle al Jefe de Prensa el reporte del impacto mediático de la presentación de las Metas, deberá buscarla en el Archivo y utilizar la función Generar y transferir copia. (Copia 3)

Luego cuando se quiere convocar a las Ministras se puede generar una  copia múltiple con un comentario de transferencia indicando fecha, hora y lugar del evento. (Copias 4- 6)

 

 

Para efectos pedagógicos en este esquema aparece como referencia el Momento 1: de la tramitación, que es indispensable para poder Generar y transferir una copia simple o una copia múltiple.

 

 

Una vez que ha ubicado la correspondencia a la cual le va a generar una copia, realice el siguiente procedimiento:

  1. Ingrese a ella haciendo doble clic.

  2. Seleccione la pestaña operaciones

  3. Elija la función Generar y transferir copia.

  4. Elija el destinatario para una copia simple o los destinatarios para una copia múltiple.

  5. Si lo desea establezca un plazo de control.

  6. Escriba el  comentario de transferencia . Para elaborar el comentario de transferencia puede disponer de formatos parametrizados en el sistema.  Elija del menú desplegable el formato que desea utilizar, luego seleccione aplicar y proceda a completarlo.
    En caso de tener éste carácter de Resolución Oficial  , marque el recuadro.

  7. Seleccione transferir

  8. El sistema le pedirá una confirmación.

 

Automáticamente  la copia de la correspondencia  es enviada a su destinatario.
Si la correspondencia fue transferida a varios funcionarios a la vez, seguirá apareciendo en su bandeja, con el fin de darle continuidad al control de ejecución de todas las copias transferidas, desde la bandeja Transferidas

 

Para controlar la gestión de copias de una correspondencia use la función Copias de la pestaña de Información.